Werden Sie auch täglich mit E-Mails erschlagen? Da kann man schon einmal Überblick verlieren! Insbesondere wenn man dann noch einen regen E-Mail Austausch mit seinen Kunden betreibt. Folglich ist es hilfreich die wichtigen E-Mails „abzulegen“, so dass man sie schnell wieder bei Bedarf findet.

Welche Möglichkeiten gibt es? Je nach E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird, web.de, usw.) kann man Ordner unter dem Posteingang einrichten, d.h. hier könnte man z.B. wichtige Kunden als Ordner anlegen und alle ein- und ausgehenden E-Mails manuell dort abspeichern.

Wer sich noch mehr Arbeit ersparen möchte, der erstellt für eingehende E-Mails sogenannte „Regeln“ (z.B. in Outlook), so dass die Nachrichten automatisch mit bestimmten Vorgaben, wie z.B. mit einer E-Mail-Adresse in einem bestimmten Ordner abgelegt werden. So werden bereits viele Nachrichten vorsortiert und man kann selber über die Dringlichkeit entscheiden und behält den Überblick.

Sie haben Ordner für ihre Kunden auf ihrem PC oder Laptop abgespeichert? Wunderbar, dann kann man auch hierunter Ordner für E-Mail-Schriftverkehr anlegen und die Nachrichten von dem E-Mail-Programm in den Kundenordner verschieben. So hat man die erledigten E-Mails immer griffbereit zum Vorgang.

Sie haben mehrere E-Mails immer mit der gleichen Betreffzeile, jedoch unterschiedlichen wichtigen Informationen? Kein Problem! Klicken Sie bei Outlook in die Betreffzeile und ändern den Text einfach ab. Ab der Version 2016 muss man ggf. noch folgende Einstellungen ändern:

Ansicht / Ansichtseinstellungen / Weitere Einstellungen / Bearbeiten in der Zelle ermöglichen anklicken

Dann kann man die Betreffzeile in der Vorschau ändern.

Wie man sieht gibt es viele Möglichkeiten seine E-Mails übersichtlich zu organisieren und strukturieren. Die Einrichtung hierfür sollte wohl überlegt sein, aber diese Überlegung erspart auf Dauer viel Zeit und Nerven.

Wir wünschen ihnen viel Spaß dabei!
Ihr STRUKSYS – Team